第一：“我说明白了吗？”
办公室很多人在交流工作，布置任务的时候，每说完一段时一般都会说一句：“你懂了吗？”或者“明白了吗？”这是一个坏习惯。有的人甚至说一句话，后面跟一句，“懂了吗”、“明白了吗”、“知道了吗”、“对吗”。更显得不够得体，要纠正过来。正确的应该问：“我说清楚了吗？”“我说明白了吗？”被问的对方如果明白，会回答：“我听懂了。”这样就会非常融洽和谐。
第二：“如果……会怎样”
向别人提要求的时候，如果不是紧急情况，不是重大情况，可以考虑使用“如果”。能够比较委婉，也能够使提出要求的人自己有回旋的余地。
第三：“可能是……”。
纠正别人信息错误的时候，要用“可能”
第四：反驳他人之前要用肯定句
有时我们会面对不同的工作意见，需要我们表达相反的意见，甚至要明确纠正对方认为正确的看法。在纠正或反驳对方之前，要先肯定对方。比如：“你很认真地思考了这个问题，但是我要告诉你，你思考的方向，可能有些偏差……”“你的想法很有特点，但你忽略了一些情况，所以影响了你的结论……”“你很负责任，但是你只想到了事情的一面……”“你的勇气可嘉，敢于提出自己的不同见解，但是你的看法可能忽视了……”
能写出十个以上纠正或反驳别人意见之前的肯定用语，就能在实际谈话时熟练使用好
第五:顺接不逆接
顺接，是指对话的情绪自然和谐，平静地理解对方，友好地回应对方。逆接，是指话语中包含着潜在的、甚至明显的抵触和对立情绪。在人与人的交往中，有效地沟通在于顺接不逆接。这些说起来简单，真正做起来并非容易之事。如果友好地问某人吃饭了吗，他回答：“我干嘛不吃饭？”这就是典型的逆接话语。我们在日常对话中要避免这种习惯性的话语。没有不满、反驳、指责对方的意思含在语调当中。要想没有这类语调，根本的是改变话语的习惯，诚恳理解对方，礼貌平和待人。顺接还表现在接受不同意见的时候。当别人提出不同意见或批评指责时，可以先顺势接住这些批评意见，然后再心平气和地客观地说明有关情况，最后还是要再次表示那些批评意见的基本合理性。这样一个过程可以概括为“A—B—A”模式，其中的A就是顺接的表现。
第六：问好不问坏
同事之间、朋友之间都有着互相关心。但这也要讲技巧，比如，办公室里同事咳嗽了，我们会很自然的问“怎么，感冒了？”再比如有人骑自行车摔倒了，跑过来的人看他一下站不起来，会很自然的问，会不会是骨折了，我们要力求改变这样的问话。那应该怎样表达我们对对方的关心呢？“你没事吧！”“不要紧的吧！”要把正面的问话当做首选。避免习惯性地问别人：是不是做错了，是不是惹麻烦了，是不是出事故了。如果我们试着这样做，一定能够收到意想不到的好效果